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Teil 2 – Vorlage für einen MDM Business Case

Berlin, den 16. Mai 2019 | Um die Zustimmung der Geschäftsführung bei der Einführung eines umfänglichen Master Data Managements zu gewinnen, benötigen Sie einen gut vorbereiteten Business Case. Nutzen Sie diese MDM Business Case Vorlage als Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres überzeugenden Projektantrags.

Schritt 1: Geschäftsbereich bestimmen

Schnell wird klar, dass die Verantwortung für Master Data Management (MDM) nur zu einem Teil bei der IT liegt. Verschiedene Szenarien sind denkbar, in denen unterschiedlichste Geschäftsbereiche einbezogen sind:

  • Kreditoren: Die Geschäftsführung verlangt eine Übersicht über die wichtigsten Zulieferer des Unternehmens. Die Erstellung des Reports benötigt jedoch viel mehr Zeit als erwartet. Die Daten – von der Produktions-, Logistik- und Finanzabteilung in unregelmäßigen Zeitabständen konsultiert und gepflegt – sind aufgrund unterschiedlicher Produktlinien über mehrere Datenbanksysteme verteilt. Außerdem erweist sich die Zuordnung der zuliefernden Firmen als problematisch. Größere Betriebe verfügen über mehrere Zweigstellen. Die Zuordnung der Zweigstellen zum übergeordneten Unternehmen ist sehr aufwändig und muss hauptsächlich manuell erledigt werden.
  • Marketing: Zu Weihnachten verschickt das Unternehmen Grußkarten mit einem kleinen Präsent. Die Marketingabteilung nutzt ein CRM, das vor fünf Jahren eingeführt wurde. Die hinterlegten Adressen werden nur dann überprüft und aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter zufällig einen Fehler entdeckt. Nach Weihnachten erhält das Unternehmen eine Vielzahl von Postrückläufern, da nur 90 Prozent der Pakete zugestellt werden können.
  • Lagerhaltung: Ein Unternehmen des produzierenden Gewerbes ist darauf angewiesen, den Lagerraum so effektiv wie möglich zu nutzen. Deshalb wird die Einkaufsabteilung angewiesen, die Beschaffung der Produktionsmaterialien so zu gestalten, dass ein reibungsloser Ablauf der Produktion gewährleistet ist. Gleichzeitig soll so wenig Lagerfläche wie möglich belegt werden. Um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, ist die Logistik wiederum damit beauftragt, die ständige Verfügbarkeit der Produkte bei möglichst kurzen Lieferzeiten zu gewährleisten.

Schritt 2: Die wichtigsten Stakeholder identifizieren (CEO, CFO, LOB-Management)

Denken Sie darüber nach, welche Personen und Rollen mit einem MDM-Projekt in Berührung kommen werden. Vorab können Ihnen diese Personen wertvolle Informationen und Anforderungen zur Verfügung stellen. Außerdem sollten Sie sich darum bemühen, den konkreten Nutzen, den die jeweiligen Personen aus dem MDM-Projekt ziehen können, herauszustellen.

Die Stakeholder im MDM-Prozess stammen in der Regel aus der IT, der Geschäftsführung und den betroffenen Abteilungen. Dabei kann es sich beispielsweise um Bereichsleiter, Datenbeauftragte, Analysten oder Prozessverantwortliche handeln. Der Begriff LOB-Management findet in Unternehmen Anwendung, die mehrere Produktlinien unter einem Dach vereinen, sogenannte „lines of business“.

Die Gruppe der involvierten Personen wird vom jeweiligen Datentyp und MDM-Projekt bestimmt, z.B.:

  • Kundendaten: Leiter Vertrieb, Service, Marketing und Finanzen
  • Produktdaten: Leiter von Forschung & Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, Service, Logistik und Finanzen
  • Lieferantendaten: Leiter der Lieferkette, Beschaffung und Finanzen
  • Mitarbeiterdaten: Leiter Personal und Finanzen

Auf der obersten strategischen Ebene möchte der Vorstand oder die Geschäftsführung wissen, wie sich der Aktienwert und die Marktkapitalisierung des Unternehmens durch MDM ändern. Zusätzlich ist abzusichern, dass die Bereichsleiter die MDM-Initiative unterstützen und deren Vorteile, Risiken und Kosten verstehen.

Ein CFO kann ROI- und Kapitalwertberechnungen einfordern, da diese Person ein besonderes Augenmerk auf die Projektkosten legt. Um ihre Unterstützung zu erhalten, muss der Business Case also Informationen zu folgenden Aspekten enthalten:

  • Die zu implementierende MDM-Lösung
  • Die zu verwendenden Komponenten
  • Übersicht über Prozesse, die sich ändern werden
  • Die erforderlichen Ressourcen
  • Ein Implementierungsfahrplan, der detailliert genug ist, um die Kostenschätzungen mit hinreichender Sicherheit zu begründen

Schritt 3: Standortbestimmung mit dem MDM-Reifegradmodell

Mithilfe einer Standortbestimmung können Sie skizzieren, welchen Grad der MDM-Reife Ihr Unternehmen momentan durchläuft. Je nachdem, in welcher Phase sich das Unternehmen befindet, begründen verschiedene Probleme den MDM Business Case. Zur Standortbestimmung entwickelte die innoscale AG in Kooperation mit der Universität Duisburg-Essen das Master Data Management Maturity Model „MDM3“. Die Positionierung erfolgt dynamisch in einem Workshop mit dem innovativen DataCanvas.

innoscale MDM3 Reifegradmodell

Schritt 4: Lösungen entwickeln und die Zukunftsperspektive aufzeigen

Hier bietet es sich an, das Projekt in mehrere Phasen zu untergliedern, Meilensteine festzulegen und einen groben Zeitplan aufzustellen. Planen Sie genügend Zeit ein, denn MDM-Projekte dauern häufiger etwas länger als erwartet. Entwickeln Sie eine Strategie und erstellen Sie eine Roadmap für die Umsetzung. Versuchen Sie dabei die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Wie sieht das Zukunftsbild der Organisation mit einer MDM-Lösung aus?
  • Wie wird die Organisation dadurch verbessert?
  • Welche Prozesse ändern sich dadurch?
  • Welche Synergieeffekte werden erzielt?

Wichtig ist es, die Implementierung zweckmäßig zu gestalten und die MDM-Integration schlank zu halten – ohne umfassende Eingriffe in die existierende IT-Landschaft.

Tatsächlich zeichnen sich aber die besten MDM-Technologien dadurch aus, dass sie eben denjenigen Nutzern, die tagtäglich Daten eingeben und aktualisieren, eine klug gestaltete Bedienoberfläche sowie Zugang zu Tools der Datenqualitätssicherung gewähren. Die Nutzung dieser Tools sollte proaktiv gefördert werden. So gelingt den Nutzern aller Geschäftsbereiche die Verwendung von Multi-Domain-Stammdaten ohne dass sie spezielle MDM-Anwendungen erlernen müssen.

Schritt 5: Ermittlung des Return on Investment mit dem MDM-ROI-Framework

Wägen Sie die Kosten schlechter Datenqualität gegen das Potenzial guter Datenqualität ab. Verwenden Sie dafür das von der innoscale AG entwickelte „MDM-ROI-Framework“. Das Framework dient als Impulsgeber und hilft Ihnen, den MDM ROI strukturiert anzugehen. Innerhalb des Frameworks sind die Kosten und der Nutzen individuell nach jeweiliger Fragestellung zu ermitteln. Die innoscale AG bietet dazu ein Methodenset, dass Sie bei der Bestimmung des ROI unterstützt.

Kosten schlechter Datenqualität

Beispiele einmaliger Kosten:

  • Zu niedrig ausgewiesene Rechnungspositionen aufgrund fehlerhafter Stücklisten
  • Ineffiziente Mailings
  • Fehlerhafte Reports

Beispiele dauerhafter Kosten:

  • Zu hohe Logistikkosten durch falsche Gewichte
  • Vermehrte Call-Center-Anfragen durch fehlerhafte Lieferungen
  • Höherer Arbeits- und Zeitaufwand
  • Unzufriedenheit der Mitarbeiter
  • Ineffizienz der IT
  • Umsatzeinbußen

Nutzen guter Datenqualität

Beispiele einmaligen Nutzens:

  • Optimierter Headcount
  • Reduktion der Stockouts
  • Grundsteinlegung für langfristig hohe Datenqualität
  • Gestaltung einer sinnvollen Software-Architektur

Beispiele dauerhaften Nutzens:

  • Höheres Working Capital
  • Besseres Controlling
  • Automatisierung
  • Erhöhte Produktivität
  • Höhere Kundenzufriedenheit & -loyalität
  • Einhaltung von Compliance Richtlinien
  • Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
  • Bessere Geschäftsentscheidungen

Dr. Tobias Brockmann rät:

„Eine gute Struktur ist für die Erstellung eines MDM Business Case enorm hilfreich. Lernen Sie, in Dimensionen zu denken. Versuchen Sie, für den Status Quo Ihres Unternehmens eine Zukunftsvision zu ermitteln. So können Sie dann zielgerichtet für einen Geschäftsbereich die spezifischen Kosten und den Nutzen abschätzen und einen monetären Business Case erstellen – der Ihnen zu einem erfolgreichen Projektantrag verhilft.“

Die innoscale AG unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines Business Case für MDM. Mit unserer Expertise meistern Sie jeden der einzelnen Schritte:

  • Workshops („MDM3“-Reifegradmodell oder DataCanvas)
  • Entwicklung einer Roadmap und Projektplanung
  • Kostenabschätzung für Beratung, Lizenzgebühren sowie den internen Aufwand
  • Berechnung des ROI-Framework
  • Aufbau einer schlanken MDM-Architektur

Ihr Ansprechpartner Dr. Tobias Brockmann berät Sie gerne telefonisch.

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